見積書、納品書、請求書の紙での受け渡しや押印の段階的な廃止について
新型コロナ流行に伴い、私たちの仕事の流れも大きく変わりました。 今まで当たり前のように取り組んできたことも見直し効率化のために取捨選択が必要だと感じています。 今年の春先から新型コロナの影響で、出社できずに上司の承認印が得られず必要な受発注処理ができなかったり、納品書や請求書が出社できずに従来通りに処理ができない状況が発生していました。 今回は新型コロナの影響でこのような状況になりましたが、自然災害の多い日本では普段通りの仕事ができなくなる可能性があります。 そこで、業務が滞るリスクを減らすために、弊社では段階的に紙面での見積書、納品書、請求書の発行を電子データでの通信記録が残る形で送受信に切り替えたり、電子データの送信時にはデータ内には押印せずお送りすることを段階的に進めていくことにしました。 紙面に押印が必要なのはその紙面をだれが発行し、だれが見て確認したかがわからないため、押印やサインが必要だと考えています。 電子データでの送信であれば送り元が明確なため発行者が紐づけできます。また、受信者に関係者を含めることで再確認することができます。 ただし、紙面でお送りするものには従来通り押印が必要だと考えています。 また、部署を跨いで書類の受け渡しをしなければならないような会社への電子データの送付時には押印が必要な場合が多いと考えています。 すこしずつ取り組み始め、取引先の皆様にご理解いただき、効率化を図っていきたいと考えています。 杉山耕治